Een koudemiddeladministratie in Excel is niet verboden, maar loopt vast op drie punten: de kopie voor je klant moet volgens BRL 100 v3.0 in een niet te veranderen format, je bewaart je registraties vijf jaar, en je jaarbalans moet vóór 1 maart sluiten op een gewogen voorraad. Neem bij een overstap je voorraad, je installaties en je historie mee. Laat je formules, je verschilkolom en je handmatige correcties achter.
7 min leestijd
Het bestand heet koudemiddelen_2026_DEF_v3.xlsx.
Er zitten zeven tabbladen in. Eén per monteur, één voor de flessen, één voor de balans en één die "oud" heet en die niemand meer durft weg te gooien.
Bij heel wat koeltechnische bedrijven zit hier de hele koudemiddeladministratie in. En het werkt. Je weet precies welke cel je moet hebben.
Toch staat de vraag er elk jaar weer, meestal ergens in november: houden we dit vol.
Mag je je koudemiddeladministratie in Excel bijhouden?
Ja. Er staat nergens dat het niet mag.
Verordening (EU) 2024/573 schrijft in artikel 7 voor welke gegevens je vastlegt en hoe lang je ze bewaart. Over de vorm zegt de verordening niets. Een spreadsheet die de juiste gegevens bevat en vijf jaar bewaard blijft, voldoet aan die eis. Welke gegevens dat precies zijn, staat in F-gassen logboek: wat moet erin staan.
Dus laten we het eerlijk houden. Excel is niet het probleem waar leveranciers het van maken.
Het rekent, het filtert, het kost niets extra en iedereen kan ermee overweg.
Er zijn drie punten waar het alsnog vastloopt. Geen van de drie gaat over gemak.
1. De kopie voor je klant moet onveranderbaar zijn
BRL 100 versie 3.0 vraagt in paragraaf 2.5.2 dat je een kopie van je werkregistraties aan de eigenaar of exploitant verstrekt. Dat mag digitaal.
Maar er staat een eis bij: "Deze kopieën moeten in een niet te veranderen format worden verstrekt."
Een xlsx-bestand is per definitie te veranderen. Een pdf-export uit je Excel lost dat voor die ene kopie op. Tot je een maand later een correctie doet en er twee versies in omloop zijn zonder dat iemand weet welke de laatste is.
2. Je bewaart vijf jaar, en jij bewaart het origineel
De onderneming bewaart minimaal vijf jaar het origineel van de werkregistraties. Dat staat in dezelfde paragraaf, en het sluit aan op de bewaartermijn van vijf jaar uit artikel 7, lid 2 van de verordening.
Vijf jaar is lang voor een bestand dat op een netwerkschijf staat en elke dag door drie mensen wordt geopend.
Zeker als de back-up bestaat uit een kopie met de datum in de naam.
De vraag is niet of je het bestand nog hebt. De vraag is of je kunt laten zien dat de regel van 14 maart 2023 er toen ook zo in stond.
3. De jaarbalans moet vóór 1 maart sluiten, op een gewogen voorraad
Dit is het punt dat het vaakst wordt onderschat.
BRL 100 v3.0 vraagt in paragraaf 3.3 jaarlijks een F-gassenbalans. Die moet over ieder kalenderjaar uiterlijk vóór 1 maart worden opgesteld, in kilogrammen én in CO₂-equivalenten, en hij bevat "de totaal aanwezige voorraad per eerste en laatste dag van het kalenderjaar (berekend én gewogen)".
Berekend én gewogen. Twee getallen dus, niet één.
En als die twee uiteenlopen: "Als er een verschil is tussen de berekende voorraad en de werkelijke voorraad dan voert de onderneming een oorzaak-analyse uit en een verbeterplan om die verschillen in de toekomst te voorkomen."
Daar zit de klem. In Excel is het verleidelijk om het berekende getal gelijk te maken aan het gewogen getal, want dan is er geen verschil en dus geen analyse.
Dat is precies de handeling die je in de auditweek terugziet.
Waar zit het echte probleem?
Niet in het bestandsformaat.
En dat is het punt. Je kunt je Excel morgen vervangen door de beste software van Nederland en er verandert niets, zolang het invullen op hetzelfde moment blijft gebeuren als nu.
Want de meeste koudemiddel-Excels worden niet op de klus gevuld. Ze worden 's avonds gevuld, of op vrijdagmiddag, of door iemand op kantoor die een werkbon overtypt.
Het bestand is niet de oorzaak van de gaten in je balans. Het is de plek waar ze zichtbaar worden.
Migreer je alleen het bestand, dan heb je straks een snellere auditweek. Migreer je het moment van registreren, dan heb je hem niet meer nodig.
Dat onderscheid bepaalt ook wat je meeneemt.
Wat neem je mee, en wat laat je achter?
| Uit je Excel | Meenemen of achterlaten | Waarom |
|---|---|---|
Voorraad per fles op de peildatum, met flesnummer en gewogen gewicht | Meenemen | Dit is je nulpunt. Alles wat je daarna registreert, rekent hierop door |
Installaties met type koudemiddel, inhoud en locatiegegevens | Meenemen | Je registratie is per zelfstandig circuit, niet per klant |
Datum en resultaat van de laatste lekcontrole per installatie | Meenemen | Bepaalt wanneer de volgende controle valt, en dat wil je niet opnieuw uitzoeken |
Je bedrijfscertificaatnummer met geldigheidsperiode, en de gegevens van de monteur per klus | Meenemen | Horen volgens BRL 100 par. 3.2 bij de registratie |
Historie van de afgelopen vijf jaar | Meenemen, maar bevroren | Bewaarplicht. Eén keer exporteren, vastzetten, niet meer bewerken |
De formules en de verschilkolom | Achterlaten | Een balans die zichzelf uitrekent uit invoer die je zelf corrigeert, controleert niets |
Tabbladen per monteur | Achterlaten | Zes deeladministraties zijn geen administratie |
Handmatige correcties zonder spoor | Achterlaten | Wat je niet kunt herleiden, kun je ook niet verdedigen |
Het tabblad oud | Achterlaten | Als niemand weet wat erin staat, staat er geen bewijs in |
Wat je uit je Excel meeneemt naar een digitaal logboek, en wat je beter achterlaat.
Twee dingen over die tabel.
De registratieplicht uit paragraaf 3.2 geldt voor circuits met meer dan 5 ton CO₂-equivalent of meer dan 1 kg HFO's. Daaronder hoef je die registratie niet te voeren, maar je voorraad en je flessen neem je alsnog volledig mee, anders sluit je balans niet.
En de regel die het vaakst wordt overgeslagen is de eerste. Je migreert je installaties en je historie, en begint met een voorraad die je uit je laatste balans overneemt in plaats van uit de weegschaal.
Dan start je nieuwe systeem met het verschil van je oude systeem er al in.
Hoe pak je de overstap praktisch aan?
Vier stappen, in deze volgorde.
Kies een peildatum en weeg. Niet rekenen, wegen. Alle flessen, ook de aangebroken en de recuperatieflessen, met flesnummer en gewicht.
Dit is een halve dag werk en het is de enige stap die je niet kunt overslaan.
Verklaar het verschil één keer, schriftelijk. Tussen wat je berekende voorraad zegt en wat de weegschaal zegt, zit vrijwel altijd iets.
Leg vast hoe groot het is en wat je vermoedt dat de oorzaak is. Dat is precies de oorzaakanalyse die paragraaf 3.3 van je vraagt, en je hebt hem nu toch bij de hand.
Welke oorzaken je kunt verwachten staat in de zeven plekken waar je koudemiddelbalans misgaat.
Bevries je oude bestand. Exporteer de historie, zet hem weg als niet-bewerkbaar bestand, noteer de peildatum erin.
Daarna gaat het origineel op alleen-lezen. Niet weggooien, want je bewaarplicht loopt door.
Laat de eerste maand dubbel lopen, maar niet langer. Eén maand naast elkaar geeft je de zekerheid dat de mutaties kloppen. Twee maanden geeft je twee administraties die uiteenlopen, en dan ben je terug bij af.
Doe de overstap bij voorkeur niet in december. Je jaarbalans moet vóór 1 maart staan en je wilt niet dat je peildatum midden in je balansjaar valt.
Een overstap per 1 januari, of per de eerste van een maand vlak erna, scheelt je een jaar rommelen met twee bronnen.
Wat je uiteindelijk overzet is geen bestand. Het is het moment waarop een getal ontstaat.
Weet je van je huidige administratie wat de gewogen voorraad vandaag is, zonder eerst iets uit te rekenen?
Bronnen: BRL 100 versie 3.0, paragrafen 2.5.2, 3.2 en 3.3, via het Informatiepunt Leefomgeving. Verordening (EU) 2024/573, artikel 7. Informatiepunt Leefomgeving, eisen aan ondernemingen. Geraadpleegd op 23 september 2026. De kolom "waarom" in de tabel en het stappenplan zijn onze eigen aanpak en geen voorschrift. Dit artikel is geen juridisch of certificeringsadvies; voor je eigen situatie zijn de verordening, de BRL en je certificerende instelling leidend.
Veelgestelde vragen
Beginnen kost niets. Wachten wel.
Probeer Coolproof dertig dagen gratis. Zie zelf hoe snel je registratie overzichtelijk en controleklaar wordt.
Start 30 dagen gratis →
Lees verder in de kennisbank