Een koudemiddelbalans die niet sluit, komt zelden door één grote fout. Meestal ontstaat het verschil op zeven vaste plekken: restanten in de fles, bijvullen zonder wegen, teruggewonnen middel dat niet terug de voorraad in gaat, ongeregistreerde flessenwissels, twee losse administraties, invoeren uit het geheugen en correcties die de oude regel overschrijven.
17 september 2026 · 5 minuten lezen
Je telt de inkoop op, trekt de vullingen eraf, kijkt naar wat er in de kast staat, en er blijft 1,6 kilo over dat nergens heen kan.
Of het is andersom en je komt tekort.
Bijna nooit komt dat door één grote fout. Een verschil in de koudemiddelbalans is meestal het opgetelde resultaat van kleine dingen die het hele jaar door misgaan, altijd op dezelfde plekken. Hieronder staan ze, en per plek staat erbij hoe je het merkt en wat je eraan doet.
Waar het verschil vandaan komt
1. Het restant in de fles telt niet mee
De monteur pakt een fles die al aangebroken is, vult bij, en noteert wat hij bijvulde. Wat er daarna nog in zit, gaat terug de bus in en verdwijnt uit beeld tot iemand hem weer pakt. Zolang niemand het restant weegt, is de voorraad een schatting. En schattingen tellen niet op tot een sluitende balans.
Je merkt het doordat je flessen individueel niet kloppen terwijl het totaal er niet ver naast lijkt te zitten. Dat is toeval, geen bewijs. Weeg de fles voor en na, elke keer. Het verschil is de vulling en het overgebleven gewicht is je voorraad, niet omgekeerd.
2. Bijvullen op gevoel of op de manometer
Er zijn situaties waarin er niet gewogen wordt. Een kleine bijvulling, haast, een weegschaal die in de andere bus ligt. Dan schat je het. Een schatting van een paar honderd gram per keer valt op één klus niet op. Over een jaar en zes monteurs wel.
Je herkent het doordat je verschil gestaag meegroeit met je omzet in plaats van per incident te ontstaan. Geen registratie zonder gewicht. Kan er niet gewogen worden, leg dat dan zelf vast, zodat je later weet waar de onzekerheid zit.
3. Teruggewonnen koudemiddel gaat niet terug de voorraad in
Bij een reparatie of een ontmanteling win je terug. Dat middel gaat een recuperatiefles in en die fles blijft staan. Als die terugwinning niet als voorraadmutatie wordt vastgelegd, mist er aan de ene kant iets en staat er aan de andere kant iets dat niemand meetelt.
Je merkt het doordat je fysiek meer hebt staan dan je administratie zegt. Terugwinning is een boeking, net als inkoop. En de afvoer naar de verwerker is er ook één, met het afgiftebewijs eraan gekoppeld.
4. De flessenwissel bij de groothandel wordt niet geregistreerd
Je haalt een volle fles, levert een lege in, en de administratieve kant daarvan gebeurt bij de groothandel. Op jouw kant blijft het soms bij een pakbon in het dashboardkastje.
Je herkent het doordat je flessenlijst en je fysieke voorraad uiteenlopen en niemand meer weet welk flesnummer waarheen is gegaan. Registreer de wissel op het moment dat hij plaatsvindt, met flesnummer en gewicht. Een pakbon is een bewijsstuk, geen administratie.
5. Werkbon en logboek zijn twee verschillende systemen
De monteur vult zijn werkbon in het planningspakket. Het koudemiddel gaat in een aparte lijst of in Excel. Twee keer hetzelfde opschrijven, op twee momenten, door soms twee verschillende mensen. Twee administraties die hetzelfde zouden moeten zeggen, zeggen na verloop van tijd altijd iets anders.
Je vindt vullingen op werkbonnen die niet in het logboek staan, of andersom. Zorg voor één plek waar de koudemiddelmutatie ontstaat. Wil je het in je werkbonpakket houden, dan moet het daar volledig kunnen. Kan dat niet, dan moet het ernaast staan en niet er gedeeltelijk in.
6. Registreren uit het geheugen
De monteur is die ochtend bij drie klussen geweest en schrijft ze in de avond op. Of hij geeft ze door en kantoor voert ze in. Elke stap tussen het handelen en het vastleggen is een plek waar een getal verandert. Niet uit onwil, gewoon omdat mensen dingen door elkaar halen.
Je herkent het aan verschillen die zich concentreren op drukke weken. Registreer op de plek en het moment zelf, ook zonder bereik. Een systeem dat verbinding nodig heeft, dwingt de monteur terug naar zijn geheugen.
7. Correcties die de oude regel overschrijven
Iemand ziet een fout en past hem aan. De cel wordt overschreven, de balans sluit weer. Alleen: het verschil is nu weg en de oorzaak ook. Je weet niet meer wat er stond, wie het aanpaste of waarom.
Bij een audit is een regel die achteraf gewijzigd kan worden geen bewijs, want hij bewijst alleen wat er nu staat. Corrigeer met een nieuwe regel die naar de oude verwijst, zodat de oorspronkelijke registratie blijft staan.
De zeven op een rij
Bijvullen zonder wegen
verschil groeit mee met omzet
geen registratie zonder gewicht
Terugwinning niet geboekt
fysiek meer dan administratief
terugwinning en afvoer als boeking
Flessenwissel niet vastgelegd
flessenlijst loopt uiteen
wissel registreren met flesnummer
Twee administraties
mutaties in het ene, niet in het andere
één plek waar de mutatie ontstaat
Invoeren uit het geheugen
verschillen op drukke weken
vastleggen op locatie, ook offline
Overschreven correcties
oorzaak niet te reconstrueren
corrigeren met een nieuwe regel
Waarom ze allemaal dezelfde oorzaak hebben
Kijk nog eens naar de zeven. Ze gaan niet over kennis en niet over zorgvuldigheid. Ze gaan allemaal over afstand: de afstand tussen het moment waarop er iets met koudemiddel gebeurt en het moment waarop het wordt vastgelegd.
Hoe groter die afstand, hoe meer er tussen valt.
Daarom lost een strengere procedure dit zelden op. Je kunt afspreken dat er beter geregistreerd wordt, maar zolang het vastleggen later gebeurt dan het handelen, komen dezelfde zeven plekken volgend jaar gewoon terug. En dan sta je weer in de auditweek om het recht te trekken.
Waar zit bij jou de grootste afstand tussen doen en vastleggen?
Beginnen kost niets. Wachten wel.
Coolproof legt elke gram vast op het moment zelf, ook zonder bereik, en houdt je balans sluitend zonder dat iemand achteraf iets hoeft recht te trekken. Dertig dagen gratis, zonder verkoopgesprek.
Start 30 dagen gratis →
Veelgestelde vragen
Lees verder in de kennisbank
Dit artikel beschrijft de praktijk van registratie en is geen juridisch of certificeringsadvies. Voor je eigen situatie is je certificerende instelling leidend.