Kennisbank

Waarom je BRL 100-administratie aantoonbaar en onveranderlijk moet zijn

Bijgewerkt op 15 augustus 2026

Met BRL 100 v3.0 verschuift de nadruk van het technische eindresultaat naar aantoonbare procesborging. De kern: wat je hebt gedaan, moet herleidbaar en onveranderlijk vastliggen. In deze gids lees je wat dat betekent, waarom een losse Excel-lijst niet meer volstaat, en hoe je je administratie audit-proof maakt.

Wat "aantoonbaar" betekent

Aantoonbaar betekent dat je bij een audit kunt laten zien wát er is gebeurd, wanneer, en door wie, zonder dat die registratie achteraf ongemerkt te wijzigen is. Niet de mooie eindrapportage telt, maar het herleidbare spoor ernaartoe. Kun je dat spoor niet overleggen, dan geldt in de praktijk: het is niet gebeurd.

Waarom losse Excel niet meer volstaat

Een Excel-bestand of papieren logboek is per definitie vrij aanpasbaar: een cel overschrijven laat geen spoor na. Voor een richtlijn die om aantoonbaarheid vraagt, is dat een zwakke plek. Een auditor kan niet verifiëren of de cijfers die je toont dezelfde zijn als die je destijds invoerde.

Append-only en tijdstempels

Wat de richtlijn vraagt is herleidbaarheid. De meest robuuste manier om dat te bereiken is een append-only registratie: gegevens worden toegevoegd, nooit overschreven. Een correctie is zelf weer een geregistreerde gebeurtenis, met tijdstempel en gebruiker. Zo ontstaat een onuitwisbaar spoor waarin elke wijziging herleidbaar is, en dat is precies wat een auditor wil zien.

Eén centraal digitaal ecosysteem

Naast onveranderlijkheid maakt v3.0 samenhang belangrijker. Werkbonnen, lekcontroles, inspecties en de koudemiddelbalans moeten bij elkaar te vinden zijn als een auditor erom vraagt. Dat kan met losse bestanden en mappen, maar in de praktijk kost dat veel zoekwerk en is één vergeten bestand genoeg om je verhaal niet rond te krijgen. Eén bron van waarheid maakt je administratie niet alleen beter aantoonbaar, maar ook werkbaar.

Hoe Coolproof dit borgt

Coolproof is opgebouwd rond een append-only gebeurtenismodel: elke registratie krijgt een tijdstempel en is herleidbaar naar de persoon die de handeling uitvoerde. Niets wordt stilletjes overschreven. Werkbonnen, balans en rapportages leven in één ecosysteem, zodat je bij een ILT-controle direct kunt laten zien wat er is gebeurd. Dat helpt je een sluitend, audit-proof logboek bij te houden; de verantwoordelijkheid blijft bij jouw bedrijf.

Wil je een administratie die elke audit doorstaat? Doorloop de gratis compliance-wizard en probeer Coolproof daarna 30 dagen vrijblijvend.

Start de gratis wizard

Veelgestelde vragen

Dat je herleidbaar kunt laten zien wat er is gebeurd, wanneer en door wie, zonder dat de registratie achteraf ongemerkt te wijzigen is.

Het is niet verboden, maar een vrij aanpasbaar bestand past slecht bij de eis van aantoonbaarheid; een onveranderlijk digitaal logboek staat veel sterker bij een audit.

Nee. De richtlijn schrijft geen specifieke techniek voor, alleen dat je registratie herleidbaar en aantoonbaar moet zijn. Append-only is de meest robuuste manier om dat te bereiken: gegevens worden alleen toegevoegd en nooit overschreven, en een correctie is zelf weer een vastgelegde gebeurtenis met tijdstempel en gebruiker.

Dat is geen eis. Wel moeten werkbonnen, lekcontroles, inspecties en de koudemiddelbalans bij elkaar te vinden zijn als een auditor erom vraagt. In de praktijk is één herleidbare bron van waarheid daarvoor een stuk werkbaarder dan losse bestanden en mappen.

Coolproof neemt je certificeringsplicht niet over, maar een niet-herleidbare administratie is wel een direct auditrisico. Een aantoonbaar logboek helpt je door de controle.

Excel laat zich achteraf aanpassen. En dat ziet een auditor.

Registreer append-only, direct op locatie en ook zonder bereik. Elke handeling met tijdstempel, installatie en monteur erbij.

Start 30 dagen gratis →

Geen creditcard nodig · Klaar voor de audit vanaf dag één

Coolproof