Cilinderbeheer is het bijhouden van elke cilinder koudemiddel in je bedrijf: inhoud, nummer, herkomst en elke kilo die eraf of erbij gaat. Het is de voorraadkant van je jaarbalans. Zonder kloppende cilinderadministratie is het verschil tussen je berekende en je gewogen voorraad niet te verklaren.
6 min leestijd
In je bedrijf staan negen cilinders. Drie in het rek, vier in twee bussen, één bij een klant in een technische ruimte en één waarvan niemand precies weet of hij nog vol is.
Die laatste is geen rommeltje. Die is een post in je jaarbalans.
En in maart is hij het verschil tussen een verklaring en een bevinding.
Wat is cilinderbeheer en waarom staat het in je balans?
Cilinderbeheer is het bijhouden van elke cilinder koudemiddel die je in bezit hebt: welk middel erin zit, welk nummer erop staat, waar hij is, wat er sinds de vorige weging af of bij is gegaan.
Het klinkt als logistiek. Het is administratie.
BRL 100 versie 3.0 vraagt in paragraaf 3.3 per type F-gas een jaarlijkse balans over het kalenderjaar: de voorraad op de eerste en de laatste dag, berekend én gewogen, plus inkoop, verkoop, terugwinning en afvoer, en de oorzaken van de verschillen. Die balans moet uiterlijk vóór 1 maart klaar zijn, uitgedrukt in kilogrammen en in CO₂-equivalenten.
Voorraad is in die opsomming geen bijzaak. Het is de eerste en de laatste regel.
Alles ertussen is beweging, en elke beweging gaat fysiek door een cilinder. Hoe die posten samen tot één sluitende som komen, staat in de gids over de koudemiddelbalans.
Welke posten uit de jaarbalans hangen aan je cilinders?
Vrijwel alle. Zet de posten uit paragraaf 3.3 naast de handeling die er in de praktijk achter zit, en je ziet dat je balans grotendeels een cilinderadministratie is.
| Post in de jaarbalans | Welke cilinderhandeling erachter zit | Waar het getal vandaan komt |
|---|---|---|
voorraad op de eerste dag van het jaar | elke cilinder in het rek, in de bussen en bij klanten | weging per cilinder, niet een schatting per rek |
inkoop | volle cilinder van de groothandel of importeur | inkoopdocument plus het cilindernummer dat je ontvangt |
verkoop | gas dat met de installatie meegaat naar de klant | de werkregistratie van die handeling |
terugwinning | afgetapt gas dat in een retourcilinder gaat | weging voor en na het aftappen |
afvoer | retourcilinder die naar de verwerker gaat | het afgiftedocument plus het cilindernummer |
voorraad op de laatste dag van het jaar | dezelfde ronde als in januari, opnieuw | weging per cilinder, berekend én gewogen |
De linkerkolom volgt de posten uit BRL 100 versie 3.0 paragraaf 3.3. De twee rechterkolommen zijn onze eigen koppeling naar de praktijk en staan niet als zodanig in de richtlijn.
Let op de derde rij. Verkoop is in de balans één getal, maar het ontstaat per klus, bij een weegschaal, door een monteur. Dat is dezelfde invoer die in je logboek terechtkomt. Meer daarover in registratie aan de bron.
Waarom klopt je berekende voorraad bijna nooit met je gewogen voorraad?
Omdat het twee verschillende metingen van hetzelfde zijn.
Berekend is wat je administratie zegt dat er over is: beginvoorraad plus inkoop, min wat eruit ging. Gewogen is wat de weegschaal zegt als je alle cilinders langsgaat.
Paragraaf 3.3 vraagt beide, en dat is geen pesterij. Het is precies de controle die een verschil zichtbaar maakt.
Een verschil is ook niet verboden. Wat de richtlijn vraagt, is dat je de oorzaken van de verschillen aangeeft.
En dat is het punt. De oorzaak zit nooit in de balans zelf. Hij zit in een handeling die niet, te laat of te ruw is vastgelegd: een restje in een cilinder dat als leeg is afgeboekt, een aftapping die als "ongeveer twee kilo" op een bon stond, een cilinder die bij een klant bleef staan en bij de telling werd overgeslagen.
Zonder cilinderniveau heb je alleen het verschil. Met cilinderniveau heb je het adres van het verschil.
De zeven oorzaken die auditors hier het vaakst tegenkomen, staan in je koudemiddelbalans klopt niet.
Welke cilinderstatussen moet je kunnen onderscheiden?
Vier, en de meeste administraties kennen er twee.
Vol en ongebruikt. Binnengekomen, nog niet aangebroken. Inhoud is het nominale vulgewicht, en dat is het enige moment dat je het mag aannemen.
In gebruik. Aangebroken, gewicht verandert per klus. Vanaf nu is het nominale vulgewicht geen informatie meer en is alleen de weging dat.
Retour met teruggewonnen gas. Inhoud is wat erin gegaan is, per aftapping gewogen. Dit is de cilinder die het vaakst ontbreekt in een Excel, omdat hij in geen enkel verkoopproces zit.
Afgegeven aan de verwerker. Uit je voorraad, met een document eronder.
Deze vier zijn onze eigen indeling, geen voorschrift. Ze bestaan omdat elke overgang tussen twee van deze statussen een post in je balans is.
Wat wel voorschrift is: artikel 7 lid 1 van Verordening (EU) 2024/573 noemt onder de registratieposten de hoeveelheid en het type gas, de toegevoegde en teruggewonnen hoeveelheden met datum, en de herkomst van het gas. Herkomst is in de praktijk een cilinder met een nummer.
Wat moet je van een cilinder kunnen terugvinden?
Twee dingen die vaak los van elkaar worden bijgehouden, en één termijn.
Het cilindernummer moet aan beide kanten vast te pakken zijn: aan de inkoopkant, zodat je weet welk middel uit welke levering kwam, en aan de werkkant, zodat bij een handeling vastligt uit welke cilinder het gas kwam. Pas als die twee aan hetzelfde nummer hangen, is herkomst meer dan een woord.
De termijn: paragraaf 3.2 van BRL 100 versie 3.0 vraagt dat de administratie ten minste vijf jaar bewaard blijft, en artikel 7 lid 2 van de verordening doet hetzelfde voor de registratiegegevens en de kopie daarvan.
Vijf jaar is langer dan de meeste cilinders bij je blijven. Dat betekent dat een cilinder die je vorig jaar hebt teruggestuurd, in je administratie nog jaren bestaat.
Welke posten er verder in de registratie zelf horen, staat in F-gassen logboek: wat moet erin staan.
Wat doe je deze week?
Twee dingen, en het eerste is een rondje met een weegschaal.
Weeg elke cilinder die je hebt en schrijf het nummer erbij. Rek, bussen, en de cilinders die bij klanten staan. Vergelijk die som met wat je administratie als voorraad geeft.
Het verschil dat je nu vindt, is over drie maanden niet meer te herleiden. Nu wel, want je weet nog welke klussen ertussen zaten.
Kijk of je retourcilinders in je voorraad staan. In veel administraties is teruggewonnen gas pas een getal als het wordt afgevoerd. Tot die tijd is het een cilinder in de hoek die in geen enkele kolom voorkomt, en dat is precies een onverklaard verschil in december.
Zit je voorraad nu in een spreadsheet, dan is van Excel naar een digitaal logboek de volgende stap.
Weet je van elke cilinder in je bedrijf wat er vandaag in zit, of alleen van de cilinders die vol zijn?
Bronnen: BRL 100 versie 3.0, paragrafen 2.5.2, 3.2 en 3.3; Verordening (EU) 2024/573, artikel 7; Informatiepunt Leefomgeving, gevolgen voor eigenaren en exploitanten. Geraadpleegd op 30 september 2026. De koppeling tussen de balansposten en de cilinderhandelingen in de tabel, en de vier cilinderstatussen, zijn onze eigen indeling en geen normtekst. Voor je eigen situatie is je certificerende instelling leidend.
Veelgestelde vragen
Beginnen kost niets. Wachten wel.
Probeer Coolproof dertig dagen gratis. Zie zelf hoe snel je registratie overzichtelijk en controleklaar wordt.
Start 30 dagen gratis →