Registratie aan de bron betekent: vastleggen op het moment dat de gram verplaatst, door de monteur die het doet. Dat is nodig omdat dezelfde gram in twee registers belandt, jouw werkregistratie en het logboek van de exploitant. Wijken die af, dan heb je een bevinding.
7 min leestijd
Je monteur vult 1,8 kilo bij op een installatie in Zwolle. Hij weegt, hij draait dicht, hij schrijft het op zijn bon.
Dezelfde 1,8 kilo komt op vier plekken terecht. In jouw werkregistratie. In het logboek van de klant. In de kopie die jij van dat logboek bewaart. En aan het eind van het jaar in je F-gassenbalans.
Vier administraties, één handeling. Dat is geen dubbel werk dat iemand heeft verzonnen, dat staat zo in de regels.
En het gaat niet mis bij het bijvullen. Het gaat mis bij het overschrijven.
Wat betekent registratie aan de bron?
Registratie aan de bron betekent dat de vastlegging gebeurt waar de handeling gebeurt, op het moment dat hij gebeurt, door de persoon die hem uitvoert.
Niet op de bon die 's avonds in de bus gaat. Niet in de Excel die op kantoor wordt bijgewerkt. Bij de weegschaal, terwijl het getal nog op het display staat.
Het klinkt als een detail over werkwijze. Het is in de praktijk het verschil tussen één getal en vier getallen die op elkaar moeten passen.
Want elke keer dat een gram van de ene administratie naar de andere wordt overgetypt, kan er iets veranderen. Een 1,8 wordt een 1,08. Een datum schuift een dag. Een cilindernummer valt weg.
Hoe die getallen uiteindelijk samenkomen, staat in de gids over de koudemiddelbalans.
Waar wordt dezelfde gram allemaal vastgelegd?
Vier keer, met vier verschillende eigenaren en vier verschillende bronnen die het eisen.
| Waar het wordt vastgelegd | Wie verantwoordelijk is | Wat de bron eist | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
Werkregistratie | jouw onderneming | van elke handeling aan de installatie een werkregistratie, waarvan aantoonbaar een kopie aan de eigenaar of exploitant wordt verstrekt, in een niet te veranderen format (BRL 100 v3.0, 2.5.2) | origineel minimaal 5 jaar (2.5.2) |
Logboek van de exploitant | eigenaar of exploitant | hoeveelheid en type gas, toegevoegde en teruggewonnen hoeveelheden met datum, herkomst van het gas, identiteit en certificaatnummer van de uitvoerende onderneming, data en uitkomsten van de lekcontroles en de resultaten van reparaties (Verordening (EU) 2024/573, artikel 7 lid 1) | ten minste vijf jaar (artikel 7 lid 2) |
Kopie bij de uitvoerende onderneming | jouw onderneming | een kopie van de registratiegegevens van de exploitant | ten minste vijf jaar (artikel 7 lid 2) |
Jaarlijkse F-gassenbalans | jouw onderneming | per type F-gas, per kalenderjaar: voorraad op de eerste en laatste dag berekend én gewogen, inkoop, verkoop, terugwinning, afvoer, plus de oorzaken van de verschillen (BRL 100 v3.0, 3.3) | onderdeel van de administratie, ten minste vijf jaar (3.2) |
Dezelfde kilo's, vier keer vastgelegd, in kilogrammen en in CO₂-equivalenten. Bron: BRL 100 versie 3.0 en Verordening (EU) 2024/573, artikel 7.
Let op de derde rij. Je bewaart niet alleen je eigen registratie, je bewaart ook vijf jaar lang een kopie van de administratie van je klant.
Dat betekent dat een verschil tussen jouw bon en zijn logboek niet bij hem blijft. Het staat twee keer in jouw eigen archief.
Wanneer moet je die registratie volgens de regels opmaken?
Hier zou je een termijn verwachten. Binnen 24 uur, binnen een week, iets dergelijks.
Die staat er niet.
BRL 100 versie 3.0 schrijft geen termijn voor waarbinnen een werkregistratie na de handeling moet zijn opgemaakt. Wat er wel staat, is dat je van elke handeling een werkregistratie maakt, dat de kopie in een niet te veranderen format naar de exploitant gaat, en dat het origineel minimaal vijf jaar bewaard blijft.
En dat is het punt.
Er is geen regel die zegt dat je het meteen moet doen. Er is een regel die zegt dat het moet kloppen, en dat het onveranderlijk moet zijn op het moment dat je het verstrekt.
Die twee eisen zijn samen strenger dan welke termijn ook. Want een registratie die je 's avonds uit je hoofd invult, kan kloppen. Een registratie die je 's avonds uit je hoofd invult en die vervolgens moet overeenkomen met een logboek, een kopie en een jaarbalans, klopt vier keer of nul keer.
Waar lopen die registers in de praktijk uit elkaar?
Op drie plekken, elk jaar opnieuw.
Bij de weging. De jaarbalans vraagt de voorraad op 1 en 31 december zowel berekend als gewogen. Berekend is wat je administratie zegt. Gewogen is wat de weegschaal zegt. Die twee komen bijna nooit exact uit, en dat mag ook. Wat 3.3 wel vraagt, is dat je aangeeft wat de oorzaken van de verschillen zijn.
Zonder registratie per handeling heb je geen oorzaak. Je hebt alleen een verschil.
Bij de overdracht. Jij levert een kopie in een niet te veranderen format. Als jouw bron zelf een Excel is die je tot vlak voor het versturen nog kon bijwerken, is die kopie een momentopname van iets dat geen vaste vorm had. Meer daarover in een cel die je achteraf kunt wijzigen, bewijst niets.
Bij de identiteit. Artikel 7 lid 1 vraagt de identiteit van de onderneming die het werk deed, met certificaatnummer. Bij registratie achteraf op kantoor is het de kantoormedewerker die de regel maakt, niet de monteur die er stond. De regel klopt nog wel, maar de herleidbaarheid naar de handeling wordt dunner.
Dit is precies de route naar de auditweek: vier administraties die pas naar elkaar toe worden gerekend als er iemand naar vraagt.
Wat levert registratie aan de bron concreet op?
Eén invoer in plaats van vier.
De gram wordt één keer vastgelegd, op de plek waar hij verplaatst, met de monteur en zijn certificaatnummer eraan. Daarna is elk van de vier administraties een weergave van diezelfde regel, niet een nieuwe kans op een afwijking.
Dat betekent ook dat de jaarbalans van 3.3 geen project meer is. De posten inkoop, verkoop, terugwinning en afvoer zijn dan sommen over regels die er al staan, en het verschil tussen berekend en gewogen is terug te voeren op de wegingen zelf.
Voorwaarde: het moet werken zonder bereik. In een kruipruimte, in een machinekamer, achter een stalen deur. Registratie aan de bron die een verbinding nodig heeft, is geen registratie aan de bron. Dan is het weer een briefje, alleen op een telefoon.
Wat doe je deze week?
Drie dingen, en het eerste kost een half uur.
Pak één installatie en leg de vier administraties naast elkaar. Je werkregistratie, het logboek van de klant, jouw kopie daarvan, en de regel in je balans. Kies er een waar dit jaar koudemiddel bij is gegaan.
Komen de kilo's, de datum en het certificaatnummer overeen? Zo niet, dan weet je nu waar de overschrijffout zit, en niet in maart.
Kijk waar je monteurs het getal voor het eerst opschrijven. Op papier, in een app, of pas op kantoor. Dat punt is je bron. Alles daarna is een kopie.
Trek de vergelijking tussen berekende en gewogen voorraad naar voren. Doe die niet in februari over het hele jaar, maar nu, over dit kwartaal. Een verschil van drie maanden is nog te herleiden. Een verschil van twaalf maanden is een schatting.
Hoe het eruit ziet als de balans niet klopt, staat in je koudemiddelbalans klopt niet. Wat er precies in de registratie hoort, staat in F-gassen logboek: wat moet erin staan.
Op welke plek in jouw bedrijf wordt een gram koudemiddel voor het eerst een getal?
Bronnen: Verordening (EU) 2024/573, artikel 7; BRL 100 versie 3.0, paragrafen 2.5.2, 3.2 en 3.3; Informatiepunt Leefomgeving, de nieuwe F-gassenverordening; Informatiepunt Leefomgeving, gevolgen voor eigenaren en exploitanten. Geraadpleegd op 30 september 2026. De indeling in vier administraties in de tabel is onze eigen samenvatting van wat die bronnen afzonderlijk eisen, en staat als zodanig niet in de richtlijn. Voor je eigen situatie is je certificerende instelling leidend.
Veelgestelde vragen
Beginnen kost niets. Wachten wel.
Probeer Coolproof dertig dagen gratis. Zie zelf hoe snel je registratie overzichtelijk en controleklaar wordt.
Start 30 dagen gratis →